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Um Briefing é uma estratégia fundamental para o sucesso de qualquer projeto, pois fornece uma visão geral do planejamento, estabelece objetivos e prazos, além de definir as responsabilidades de cada membro da equipe.
No entanto, muitas vezes os briefings são mal planejados e acabam sendo improdutivos. Felizmente, existem algumas maneiras de evitar esse tipo de problema. Neste artigo, vamos mostrar como criar um checklist para fazer um briefing de sucesso. Gostou do tema? Então fique com a gente!
Por que os Briefing são importantes
O briefing é um documento muito importante para o sucesso de qualquer negócio, seja no ramo de polia de ferro ou até mesmo de marketing. Afinal, é uma estratégia de comunicação que visa informar sobre os procedimentos necessários para o cumprimento de uma tarefa ou missão.
Frequentemente utilizado antes da execução de uma tarefa, o briefing ajuda a alinhar todos os envolvidos sobre os serviços esperados. Uma organização eficaz é a chave para o sucesso. Se você está se perguntando o que incluir em sua lista de verificação, fique tranquilo, pois reunimos alguns pontos-chave para a realização bem-sucedida do briefing.
Primeiro, certifique-se de que todos os envolvidos receberam as informações corretas. Então, veja se eles entenderam o que foi passado e se tudo o que foi detalhado no briefing foi ouvido. Por fim, confirme os principais pontos discutidos durante a elaboração deste documento para traçar as melhores estratégias.
Como fazer um briefing bem-sucedido
Antes de dar início a um briefing, é importante se preparar para garantir que as informações sejam entregues e entendidas corretamente. Ter uma checklist pode ser de grande ajuda para se certificar de que nenhum ponto importante seja esquecido.
Além disso, manter uma paleteira manual à mão é uma ótima ideia, pois você pode trazer material adicional caso seja necessário. Aqui estão algumas dicas para preparar um briefing de sucesso usando esta checklist:
- Escolha um local apropriado para o encontro. É importante que o local seja confortável e silencioso, para que todos possam se concentrar nas informações;
- Reunir material didático que enfatize a informação: Certifique-se de que todos os materiais possam ser compreendidos facilmente;
- Crie uma lista de presentes com antecedência, para que nenhuma informação seja deixada de fora;
- Reúna e teste todos os equipamentos necessários com antecedência. Desta forma, você pode se preparar para qualquer imprevisto;
- Inicie o encontro procurando garantir que todos estejam atentos. Isso pode ser feito através de uma breve apresentação ou brincadeira;
- Use palavras simples e simplifique o texto, quando necessário;
- Durante o Briefing , garanta que todos estejam participando e entendendo o conteúdo;
- Por último, faça uma avaliação sobre o que foi apresentado.
Com esta checklist em mente e o material didático correto, você pode se certificar de que seu briefing será bem-sucedido. Não se esqueça de incluir perguntas no final para garantir que todas as informações foram compreendidas.
Quais são os erros mais comuns que as pessoas cometem ao fazer um Briefing
Fazer um Briefing bem-sucedido pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente se você não estiver ciente dos erros mais comuns que as pessoas cometem. É importante definir a agenda da reunião, selecionar o conteúdo certo para abordar e usar uma série de ferramentas para garantir um resultado positivo. Aqui estão algumas dicas para fornecer um Briefing de sucesso e evitar os erros comuns:
Comece com uma visão geral
Ofereça aos participantes uma visão geral da reunião e só depois entre nos detalhes. Isso permitirá que todos os envolvidos entendam e compreendam os tópicos a serem abordados dentro do tempo alocado.
Certifique-se de definir metas claras
As metas devem ser claramente definidas antes de iniciar o briefing. Afinal, isso ajuda as pessoas a entenderem o objetivo final e o que esperar durante uma reunião para traçar as melhores estratégias.
Prepare o material adequado
Os materiais usados durante a reunião devem ser relevantes para o tema abordado e devem contribuir para a discussão. Certifique-se de ter materiais suficientes para todos os participantes, como cartões de referência, cartazes e até mesmo um Carrinho de carga com informações adicionais.
Envolva todos os participantes na conversa
Apesar de algumas pessoas desenvolverem conteúdo mais profundamente, é importante incentivar e permitir que todos os presentes contribuam para a discussão. Isso melhora o nível de envolvimento e a compreensão comum do tema.
Certifique-se de que o tempo alocado seja cumprido
Por fim, cumprir o tempo alocado evitará que o briefing fique muito longo ou “fuja do tópico”. Todas as pessoas presentes deverão concordar com a agenda alocada antes de iniciar a reunião e, se necessário, realocar tempo para abordar tópicos adicionais, seja sobre a importância das barras de pulverizador para um setor agrícola ou qualquer outro assunto.
Em suma, preparar-se antes de iniciar a reunião, definir metas claras, usar o material certo e respeitar o tempo alocado ajudará a criar um ambiente produtivo e aumentar a compreensão geral do tópico em discussão. Siga estas etapas para criar um briefing bem-sucedido.