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5 dicas de organização do seu setor de comunicação interna

Uma empresa precisa conversar com o público externo e esse processo faz parte do mundo dos negócios. Entretanto, tudo pode ser otimizado quando a comunicação interna funciona de maneira plena, sem qualquer tipo de falha ou interferência.

Dessa forma, é muito importante que qualquer instituição ou organização tenha um planejamento focado na comunicação entre diretoria, gestores, líderes, funcionários e até mesmo colaboradores terceirizados, bem como parceiros comerciais e fornecedores. 

Dentro de um ambiente de trabalho, as informações devem ser apresentadas de forma recorrente, por canais oficiais, evitando qualquer tipo de transtorno ou confusão. 

Caso esse cuidado não seja tomado, isso pode levar a um cenário caótico, se for mesmo ignorado em qualquer organograma, e impactar a organização, rotina e resultados da empresa – o que será sentido pelos clientes.

Comunicação interna aplicada de forma eficiente

Há diversos modelos de comunicação interna que podem ser aplicados dentro de uma empresa. 

Qualquer que seja o caminho a ser percorrido sobre essa questão, é possível garantir diversos benefícios, sob os mais diversos aspectos. 

No entanto, é importante reconhecer nuances que permeiam a comunicação corporativa e empresarial. 

Isso porque são pontos que podem ser vislumbrados antecipadamente e, assim, tornar a aplicação de um tipo de estrutura comunicativa que melhor se adapte à realidade e rotina de trabalho. 

Sendo assim, é preciso atentar para características relevantes, entre as quais:

Muitas ferramentas podem ser utilizadas para garantir que a comunicação seja amplamente divulgada. 

Há e-mails, mensageiros eletrônicos, softwares personalizados, memorandos, entre tantos outros que facilitam a conversa formal e informal dentro da empresa.

A cultura organizacional está intimamente relacionada aos valores empresariais, à visão estabelecida como atendimento ao público consumidor, e também aos funcionários e colaboradores. 

Ao aplicar uma cartilha para apresentar a ferramenta de Galvanização ouro e todo o funcionamento, é possível estabelecer uma comunicação que visa a segurança dos operadores, resguardando a empresa sobre acidentes e mau funcionamento dos equipamentos.

Sobre ouvir o que as pessoas têm a dizer, é preciso garantir que, principalmente, aquelas que ocupam um cargo de liderança ou gestão se atentem ao que os funcionários querem falar.

Muitas vezes, soluções significativas podem surgir de uma conversa na pausa para o café ou no almoço. Isso leva à abertura de diálogo, em que pode ser feito apenas entre duas pessoas voltadas para um mesmo projeto. 

Ou então, a realização de reuniões pontuais, para discutir e debater sobre os processos de trabalho e novas atividades e tarefas que precisam ser realizadas. 

Como resolver as falhas de comunicação

Antes de chegar às dicas para organizar o setor de comunicação interna, é preciso entender quais são as falhas que podem ser encontradas no dia a dia e, assim, eliminar de forma salutar qualquer resquício de problema que envolve esse assunto.

São dois aspectos que devem ser observados e que podem atrapalhar a comunicação interna de uma empresa. 

  1. Restrição de informações em nível gerencial

Toda empresa possui um planejamento estratégico de negócios que precisa ser aplicado em diferentes setores. Cada um dessas ações traçadas possui participação fundamental para que os produtos e serviços possam chegar ao mercado consumidor de forma eficiente e com divulgação abrangente.

Nesse sentido, a venda de Barra de apoio inox para banheiro em um formato B2B (Business To Business) deve ser informada desde o setor de estoque até o setor de distribuição. 

Restringir esse tipo de informação pode prejudicar os negócios empresariais, inclusive financeiramente.

Dessa forma, é imprescindível que não haja nenhuma restrição sobre informações fundamentais que possam atrapalhar a comunicação entre os setores, principalmente quando líderes centralizadores se resguardam e não divulgam nada internamente.

Pode ser uma estratégia de segurança, a princípio, mas ao longo de um projeto isso pode refletir em problemas setoriais, se transformando em uma avalanche de erros. Tal aspecto pode impedir o desenvolvimento em ampla sintonia, provocando erros crassos e perigosos.

  1. Falta de confiança nos colaboradores

Outro aspecto que pode contribuir para que ocorram falhas de comunicação é o próprio colaborador e processos comunicativos, seja de forma individual ou por conta de ruídos e barreiras criadas, assim como pode ocorrer com os parceiros comerciais e fornecedores que trabalham com a empresa. 

Afinal, se estes não se sentirem parte de todo um projeto ou não compreenderem sua importância, pode ser que as tarefas sejam realizadas a esmo. Ou então os fornecedores não entregarem a matéria-prima no prazo. 

Até mesmo os parceiros comerciais que ajudam na logística e distribuição de uma construtora, por exemplo, com o fornecimento de plataformas verticais para o setor da construção civil, podem se perder por falta de informação.

Dicas de comunicação empregadas em empresas

Sendo assim, é preciso compreender que a comunicação interna é muito importante e precisa ser compartilhada de forma ampla. Ela pode se apresentar de diferentes formas, como pode ser visto nas dicas apresentadas a seguir.

  1. Sempre utilize a comunicação escrita

Não é possível falar sobre comunicação, em qualquer situação, sem mencionar a escrita. Nas empresas, esse tipo pode se apresentar em diferentes formatos, entre os quais;

Há empresas que utilizam até mesmo a comunicação visual, utilizando uma linguagem universal, como em canteiros de obras e linhas de produção industrial para garantir a segurança dos funcionários.

O envio de um orçamento sobre caibro de madeira preço entre um fornecedor e uma construtora é um exemplo de comunicação escrita que está vigente no dia a dia de empresas.

No caso de e-mails e memorandos, a grande vantagem está no registro dos dados, e o benefício de que podem ser guardados em arquivos, ou mesmo utilizando a tecnologia, como a nuvem e mídias físicas. 

O cuidado está na forma de se escrever, que pode ser formal ou informal, dependendo do conteúdo, da relevância e do destinatário.

  1. A comunicação verbal faz parte da rotina

A comunicação verbal está no “bom dia” para os colegas de trabalho, nas reuniões de equipe e mesmo no bate-papo entre um café e outro, ou nas confraternizações corporativas. 

A interação é a palavra-chave, e deve ser levada em consideração a todo instante, em qualquer situação que um líder, um gestor ou um funcionário se encontre. Esse é o primeiro passo para garantir que a comunicação interna esteja funcionando.

As Empresas de tratamento de efluentes em sp devem falar como funciona o processo e cada passo ao cliente. Isso reforça a comunicação e eleva a segurança dos envolvidos.

Visando à tecnologia, vale ressaltar que há ferramentas digitais que proporcionam a possibilidade de reuniões remotas, por meio da videoconferência. 

Nesse ponto, a comunicação verbal demanda um centralizador, apenas para organizar as ideias e os temas debatidos.

  1. Empregue a comunicação vertical quando necessário

Quando a chefia quer conversar com um funcionário, ou quando um funcionário precisa falar com pessoas em cargo superior, em ambos os casos é utilizada a comunicação vertical.

Para cada caso, ela pode ser ascendente ou descendente, e todos nesse intervalo devem estar informados sobre os assuntos tratados.

No caso da produção e Impressão de catálogos e revistas, a chefia pode solicitar atualização sobre a criação e o encaminhamento para a gráfica. 

Ao contrário, os responsáveis podem utilizar a comunicação vertical para apresentar todo o andamento e prazo final.

Conforme esse tipo de comunicação é implementada, é possível envolver todos os colaboradores para que não ocorra nenhum ruído ou falha. 

A ideia principal é demonstrar que todos são ouvidos e podem contribuir para o diálogo de forma unânime.

  1. Reúna a equipe com comunicação horizontal

Esse modelo de comunicação é colocado em prática dentro de uma equipe formalizada que vai trabalhar em um projeto exclusivo. 

Quando é necessário discutir assuntos financeiros da empresa em conjunto com o escritório de Contabilidade em campinas sp, toda a equipe que trabalha com números e orçamentos deve estar presente.

Assim, é possível envolver a liderança e todos os funcionários, além dos parceiros comerciais em uma mesma sintonia, cada qual com as responsabilidades devidamente estabelecidas. 

As informações podem ser compartilhadas entre os participantes da equipe, e serem aproveitadas da melhor forma possível em situações adversas ou específicas.

  1. Envolva todos com a comunicação diagonal

As empresas possuem setores dedicados a finalidades distintas. Uma agência de publicidade que trabalha com propaganda para kit doces personalizados conta com o atendimento, a mídia, a criação, a equipe de arte, financeiro e até mesmo Recursos Humanos.

Para atender o cliente de forma adequada, a comunicação diagonal pode ser empregada e evitar diversos contratempos.

Tudo leva ao endomarketing empresarial

Por fim, é importante ressaltar que todas essas dicas e cuidados com a comunicação interna levam ao endomarketing empresarial. 

O relacionamento entre uma empresa e todos os funcionários pode ser motivo de incentivo quando trabalhado de maneira correta e de forma direta. 

Tudo isso leva a melhorias que estão ligadas à motivação pessoal e profissional, além de ajudar no desempenho e foco sobre as tarefas que precisam ser realizadas. 

Além disso, as atividades complementares, como participação em eventos corporativos e feiras empresariais podem ser muito mais proveitosas quando todos os funcionários estão muito bem informados sobre o local que trabalham, e tudo que tem à oferecer para o mercado.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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