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Método GTD: entenda como aplicá-lo

A vida pede mais organização e disciplina, e isso pode ser alcançado por meio da aplicação do Método GTD, tanto em questões pessoais quanto no ambiente profissional. 

As tarefas do dia a dia podem ser realizadas conforme a gestão de tempo, com o desenvolvimento de metodologias que evitam deixar para depois e criar pendências, ou acúmulos que podem gerar ansiedade e produtividade limitada.

Sendo assim, o método GTD (Get Things Done, em tradução livre “Faça as Coisas Acontecerem”), ou simplesmente Faça Acontecer, tem como objetivo tornar tudo mais eficiente. 

Basicamente, essa é uma técnica que pode melhorar a rotina familiar em uma residência, ou ajustar os setores empresariais e elevar a produtividade dentro de um clima organizacional mais coeso, mesmo que de forma abrangente. 

Sobre a aplicação do método GTD

A produtividade pessoal pode ter bem definidos objetivos e metas devidamente estabelecidas. O que acontece é que, em determinados aspectos, existe a dependência de terceiros. 

Dessa forma, é preciso se organizar desde o princípio, para que seja mais fácil aplicar um controle sobre as tarefas e ter um planejamento de rotina preparado antecipadamente, considerando ajustes e imprevistos que podem ocorrer.

Mesmo para aquelas pessoas que se sentem produtivas continuamente, é preciso contar com uma organização definitiva dentro da rotina. Assim, fica mais fácil programar e estabelecer o tempo para que tudo possa ser realizado dentro de um prazo estipulado. 

A técnica proposta pelo método GTD está no gerenciamento de tarefas, indo a um novo patamar que exige consciência sobre o significado de tudo que deve ser feito, sendo realizado de maneira clara e concisa, ao máximo. 

Nesse contexto, há condições que proporcionam um ambiente mais adequado para a aplicação do método GTD, seguindo dinâmicas que podem ser implementadas para organizar de forma apropriada todos os afazeres sob a responsabilidade de alguém.

  1. Captura ou coleta de dados

A limpeza da mente é fundamental para que o método GTD tenha um funcionamento mais apropriado. 

Caso o cérebro esteja ocupado demais, pode causar confusão e desânimo, pois a preocupação impede enxergar as tarefas e soluções com clareza.

De maneira tradicional, é possível passar para o papel todas as tarefas que precisam ser realizadas, e assim iniciar a organização sobre o que precisa de uma resolução, e fazer acontecer.

Para pessoas que possuem habilidade com equipamentos tecnológicos, como computador, tablet e, principalmente, o celular smartphone, que está sempre à mão, é possível utilizar aplicativos que permitem o registro das tarefas a serem realizadas. 

Dessa forma, a preocupação é reduzida, permitindo que a mente possa focar na execução de cada ponto detectado na produção de tarefas, sejam elas pessoais ou profissionais. 

Um profissional que trabalha no setor de administração de condomínios residenciais precisa estabelecer uma agenda para atendimento a cada cliente e, assim, ser o mais produtivo possível dentro de um calendário semanal. 

Com isso, é possível atender a cada síndico responsável nos condomínios residenciais atendidos, ou mesmo participar de reuniões com moradores para ajustar os serviços prestados de forma terceirizada por outras empresas, como limpeza e segurança. 

A captura ou coleta de dados deve ser passada para o papel, ou mesmo para um aplicativo, determinando os pontos discutidos e estabelecer uma demanda para profissionais que possam atender cada setor necessário. 

  1. Esclarecimento ou processamento de informações

O processamento de todas as informações reunidas em um documento individual deve ser visualizado e, de forma específica, entender ou esclarecer como serão trabalhados todos os dados coletados 

Nesse ponto é preciso propor ações bem definidas que geram serviço, seja individual ou em grupo, para que possam ser estipuladas as prioridades e ocupações que podem ser relegadas para segundo plano.

Entretanto, é necessário definir como as tarefas serão realizadas, incluindo de maneira precisa como será a atuação de cada agente responsável. Sendo assim, é preciso dividir em etapas distintas sobre as atividades, como:

O desenvolvimento de um projeto requer ações variadas, o que demanda planejamento a longo prazo. 

As tarefas que possuem prazo definido devem ser aplicadas dentro de um calendário, e isso deve ser respeitado ao máximo. 

O que pode ser feito de forma imediata, deve ser executado com tempo definido, como encaminhar ou responder a um e-mail corporativo. Diferente da Manutenção de endoscópios que precisa de um planejamento de médio e longo prazo, para que a utilização do mesmo não venha prejudicar o prazo das tarefas.

As tarefas sem prazo definido podem ser aplicadas em uma lista, porém sempre à vista para não perder tempo, ou ficar muito defasado.

O que pode ser delegado a outras pessoas, ou mesmo terceirizado para uma empresa ou profissional capacitado, deve ser encaminhado o quanto antes, para que os prazos sejam correspondidos com outras tarefas que se somam ao resultado final.

  1. Classificação organizacional aparente

Para que todo trabalho fique claro e devidamente organizado, é preciso observar de forma abrangente todas as tarefas que devem ser executadas, especificando cada etapa em um lugar devido, sob a responsabilidade de equipes de trabalho e parceiros empresariais. 

O método GTD propõe aplicar um sistema que seja acessível a todos os participantes, seja por meio de planilhas digitais ou outras ferramentas disponíveis para estabelecer as metas e objetivos. 

Isso vale do princípio ao fim das tarefas, em qualquer segmento produtivo, como a identificação de Sinalizadores industriais para instalação em uma linha de produção.

Dada a largada para o início dos trabalhos, é importante verificar a rotina de cada setor responsável, mantendo uma liderança apropriada e o controle sobre todos os aspectos envolvidos na rotina laboral.

  1. Revisão sobre processos aplicados

Chega um momento em que é preciso rever sobre todos os processos. O andamento do trabalho deve ser checado constantemente, seja com listas disponíveis ou planilhas digitais que podem conter novas informações ou eliminação de tarefas já executadas. 

Para garantir uma organização temporal, vale especificar os dias da semana para cada etapa de revisão, deixando a sexta-feira para estabelecer os próximos passos. 

Vale ressaltar que os prazos devem estar definidos desde o princípio e, assim, seguir até a data de entrega do trabalho completo. 

Dessa forma, é possível manter todos os dias planejados, com todas as tarefas direcionadas para os respectivos responsáveis, como a verificação do Laudo de vistoria de elevadores nas áreas do condomínios residenciais, para garantir a segurança de todos.

Pode ser que, em momentos específicos, seja necessário incluir outras etapas, ou mesmo projetos menores nas tarefas que precisam ser realizadas. Até mesmo aquelas que não tinham um prazo determinado podem ser revistas e incluídas dentro do planejamento. 

Os gestores e líderes que aplicam o método GTD nos projetos e contam com uma equipe de trabalho bem alinhada sabem sobre o andamento dos processos e todas as tarefas que foram delegadas, mesmo para serviços terceirizados. 

  1. Execução e engajamento de todos envolvidos

Todo planejamento proposto, ainda mais dentro do ambiente profissional, pode ser executado de maneira determinada desde o princípio. 

A disposição sobre as responsabilidades ficam completamente definidas, com a liderança sendo o caminho a se seguir. 

Os prazos fazem parte da rotina de trabalho, e por isso o método GTD promove mais disponibilidade para a execução de cada tarefa, utilizando as ferramentas apropriadas para cada etapa estabelecida. 

Otimização da produtividade exige organização

Os principais fabricantes de robôs que automatizam as linhas de produção industriais servem para otimizar a produtividade de uma empresa, e ainda assim é necessário um planejamento de turno e returno para que tudo funcione de forma plena.

Dentro dos processos empresariais e corporativos, é importante destacar o investimento em diferentes ferramentas que podem ser direcionadas a fluxogramas de rotina, reforço da comunicação interna e em sistemas personalizados que ajudam na gestão de negócios.

Mesmo a definição do valor de uma chapa de alumínio composto ACM preço estipulado para o consumidor final tem como base a organização como um todo. 

De fato, quanto melhor se aproveita a matéria-prima, mais fácil fica utilizar indicadores de performance que possibilitam a precificação de produtos e serviços disponibilizados ao mercado consumidor. 

A organização proposta pelo método GTD prevê a atuação de empresas terceirizadas em setores específicos, que identificam tarefas específicas de profissionais capacitados. 

Até mesmo a exigência de documentos de segurança, como AVCB Minas Gerais para se adequar às normas regulamentadoras de sindicatos trabalhistas, poder público e outros órgãos fiscalizadores devem entrar no planejamento e se adequar da melhor forma possível.

Por fim, é importante ressaltar a presença da tecnologia no dia a dia empresarial, sendo aplicado em gestão administrativa e em linhas de produção, sejam industriais ou de serviços. 

A construção de ambientes adequados para a realização das tarefas deve respeitar a legislação trabalhista vigente. 

Isso permite que o método GTD seja aplicado de maneira adequada e, por isso, o investimento em Cabeamento estruturado de dados e voz deve ser levado em consideração a longo prazo.

Toda funcionalidade de equipamentos digitais, ou estruturas dinâmicas que permitem facilidade na execução das tarefas deve ser aplicada para que a eficiência seja reflexo da competência pessoal e profissional de todos os envolvidos. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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