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Qual a real importância de formulários para empresas

Entre as principais ferramentas que podem ser usadas no dia a dia das empresas, em especial nas que trabalham com sistema de informações, está o formulário, que permite o armazenamento simples e organizado de dados.

Neles, é possível registrar uma série de elementos importantes, que podem ser utilizados para ações variadas, seja para controle interno do estabelecimento ou para coletar informações que podem ser usadas em ações praticadas pela empresa.

Sendo assim, os formulários, que são uma ferramenta relativamente simples e que podem ter um papel essencial dentro de diferentes atividades, pois se tornam indispensáveis na rotina de companhias de ramos distintos, que lidam com dados em suas demandas diárias. 

Esse pode ser o caso de uma empresa de transporte de carga do mesmo modo que pode ser o de um escritório de contabilidade, uma vez que ambas possuem e emitem dados significativos durante todo o seu período de trabalho.

Para exemplificar, basta imaginar que uma transportadora possui clientes, que ao contratarem os seus serviços vão precisar informar dados diversos sobre a logística do que pretendem enviar. 

Depois, a transportadora precisa registrar essas informações para a sua própria atividade, precisando saber detalhes como as dimensões da caixa que será enviada, o peso e até o endereço final. 

Tudo isso deve ficar registrado em um sistema, mas também pode ser emitido em um formulário, seja ele digital ou físico. 

Além deste, há vários outros exemplos que mostram o quanto essa ferramenta é indispensável para um controle e uma organização eficaz. 

Nesse caso, é importante compreender o que são os formulários, quais são os tipos principais que existem, e ainda, os benefícios de implementá-lo na rotina de uma empresa, de modo que ela ganhe mais recursos para a sua gestão diária. 

Este artigo trata justamente desse tema, tendo como objetivo esclarecer mais sobre a real importância dos formulários dentro de um negócio. 

Para entender como eles podem ser usados no seu dia a dia, continue na leitura deste conteúdo.

O que são os formulários?

Ao dar início a um novo lote, uma fabricante de disco abrasivo de desbaste gera uma série de dados referentes à sua produção, como a data de fabricação, o número do lote, a quantidade de peças e outras informações significativas sobre a sua atividade.

Tudo isso serve como um controle desses dados, que podem precisar ser acessados em diferentes circunstâncias, sendo comum que eles sejam verificados na venda desses produtos, em processos de recall ou mesmo na administração do estoque. 

Mas, afinal, do que se trata um formulário e por que ele é importante? De maneira simples, o formulário é um documento que possui campos para preenchimento, nos quais é possível incluir dados valiosos decorrentes de uma coleta. 

Eles funcionam como um registro de informações, que podem ser acessadas sempre que necessário. 

Podem ser utilizados tanto por empresas de pequeno quanto de médio ou de grande porte, dada a sua importância dentro de uma gestão. 

Os formulários não possuem uma formatação específica, de modo que eles podem ser desenvolvidos com o design desejado. Mas, é comum encontrar elementos como:

Sendo assim, eles são de fundamental importância para a sistematização de informações, de modo que tornam-se de grande utilidade para registros diversos, principalmente em casos onde há muitos dados que precisam ser armazenados e consultados.

Para emitir um relatório de qualificação de desempenho, por exemplo, é possível utilizar o recurso dos formulários para incluir as informações que possibilitam fazer esse trabalho, trazendo melhorias internas com maior facilidade. 

Além dessa, há outras possibilidades no uso de formulários para diferentes empresas: documentar, pesquisar e gerenciar dados de clientes são alguns usos muito comuns dessa ferramenta.

Quais são os tipos de formulários?

Os formulários podem ser feitos de várias maneiras, por isso, existem três tipos principais: os planos, os contínuos e os eletrônicos. A escolha do melhor tipo vai depender das necessidades da empresa.

Os formulários planos são aqueles impressos em papel, que possuem, em sua estrutura, campos, linhas, espaços e outros itens para preenchimento à mão. 

Podem ser usados para diversas necessidades, como por um especialista em massoterapia que queira anotar dados dos seus pacientes durante um atendimento, de modo a entender os hábitos e as dores deles, para melhorar o atendimento ao público. 

Os formulários contínuos são os preenchidos por impressoras, em grande escala. Podem ser também em papel. 

Já os eletrônicos são os mais comuns hoje em dia, geralmente feitos e preenchidos virtualmente. 

Podem ser confeccionados em programas de edição de texto ou tabelas, em aplicativos ou serem distribuídos de modo online.

A Declaração de Imposto de Renda da Receita Federal é um exemplo de formulários de aplicativos, assim como os formulários de pesquisa virtual podem ser enviados por e-mail, tendo como objetivo o preenchimento pelo recebedor, em uma pesquisa. 

Um revendedor de açaí da fábrica pode elaborar e utilizar um formulário para entender mais sobre as necessidades dos seus clientes, conseguindo assim oferecer os produtos com tamanhos e periodicidades personalizadas. 

Os benefícios de migrar do modelo comum para o digital

A tecnologia é hoje um grande auxiliar da rotina das empresas. Sendo assim, ela é utilizada de maneira ampla para otimizar e agilizar processos variados, que facilitam o trabalho e a administração geral do local. 

Mais um dos pontos em que ela pode atuar e oferecer vantagens é na migração dos modelos de formulários em papel para as versões digitais. 

Isso pode ser interessante tanto para empresas que trabalham com conserto de ar condicionado como para escritórios de advocacia, justamente porque essa modalidade eletrônica traz diferentes benefícios. 

A melhora da produtividade é o primeiro deles, afinal, ao levar para o virtual o preenchimento de formulários, essa ação se torna mais rápida, pois é capaz de automatizar e de integrar diversos processos internos.

Outra vantagem é a dinâmica conquistada, isso porque é possível consultar muito mais rapidamente as informações desejadas.

Além de permitir o compartilhamento com outras pessoas e evitar a criação de um extenso arquivo físico.

A segurança também é um benefício de destaque, uma vez que é possível limitar o acesso aos dados presentes no formulário a apenas algumas pessoas, tal como se pode restringir o uso de um computador novo criando usuários e senhas específicas.

Isso evita, por exemplo, o compartilhamento de dados sigilosos, principalmente quando eles são coletados em uma pesquisa com clientes. Dessa forma, cada informação obtida se torna devidamente protegida.

Quando um formulário passa a ser digital, ele também passa a ser preenchido por pessoas em qualquer lugar do mundo. 

Essa característica pode ajudar a empresa que possui clientes no exterior e deseja continuar atendendo-os com eficiência. 

O formato virtual de formulário pode ser mais eficiente até em termos de velocidade de preenchimento e de atualização dessas informações posteriormente.

Para empresas que aderiram ao formato de trabalho home office, por exemplo, o envio de formulários para os colaboradores permite entender melhor como está sendo a rotina e em quais pontos eles podem estar precisando de ajuda. 

Além disso, um formulário online é um recurso interessante para inibir a perda de dados importantes, como poderia ocorrer em um arquivo físico. 

Por fim, vale mencionar que um formulário virtual pode ser importante para uma nutricionista que trabalhe oferecendo alimentação vegana, por exemplo, pois ele pode receber imagens especiais no seu conteúdo. 

Isso ilustra uma explicação importante, da mesma forma que permite entender o perfil e as escolhas dos clientes, elaborando assim os pratos que eles desejam consumir diariamente. 

Todos esses pontos ilustram bem os benefícios que o uso de formulários na versão online podem trazer para uma empresa. 

Por isso, um passo essencial é o de migrar para essa modalidade, conquistando assim vantagens para a rotina do negócio.

Considerações finais

Portanto, os formulários são documentos valiosos dentro da rotina de diferentes empresas, podendo ser considerados ferramentas de grande importância para a realização de processos internos e externos do local. 

Sendo assim, é fundamental que eles sejam utilizados sempre que necessário, mostrando assim que são ferramentas indispensáveis para a otimização das ações da empresa, tornando tudo mais simples e eficaz.

Nesse sentido, é interessante conhecer e aplicar os diferentes formatos de formulários conforme a necessidade da companhia, sempre investindo para que eles sejam verdadeiramente eficientes na gestão do escritório.

No entanto, é preciso frisar que os formulários digitais se mostram como recursos ainda mais promissores em termos de gestão, graças à quantidade de benefícios que ele pode trazer para o dia a dia do estabelecimento. 

Por isso, se os formulários já fazem parte da sua empresa, mas você ainda não mudou para o formato virtual, não deixe de investir nesse processo o quanto antes, conquistando assim vantagens importantes para o crescimento da sua companhia. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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